Sistem Informasi Kearsipan Browsing Arsip Dinamis dan Statis

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tabalong

Sistem Informasi Kearsipan Browsing Arsip Dinamis dan Statis

Pengelolaan arsip secara manual masih menjadi tantangan di berbagai instansi pemerintahan, termasuk di Kabupaten Tabalong. Ketika dokumen penting harus ditemukan dengan cepat, pencarian manual seringkali memakan waktu dan tidak efisien. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tabalong berkolaborasi dengan Inotive dalam mengembangkan SIMPAN BROWNIS Sistem Informasi Kearsipan Browsing Arsip Dinamis dan Statis. Sistem ini dirancang sebagai platform digital yang memungkinkan pencarian arsip secara cepat hanya dengan memasukkan kata kunci dan tahun.

PROBLEM

Proses Pencarian Arsip Manual yang Lambat dan Tidak Efisien

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tabalong menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip yang masih dilakukan secara manual. Ketika arsip dibutuhkan dalam situasi mendesak, proses pencarian memerlukan waktu lama karena harus membuka dokumen satu per satu dari daftar arsip fisik. Hal ini menyebabkan keterlambatan pelayanan, risiko kehilangan dokumen, serta tidak efisiennya alur kerja administrasi.

SOLUTION

Digitalisasi Sistem Arsip melalui SIMPAN BROWNIS: Cepat, Akurat, dan Terintegrasi

Inotive membangun sistem dengan pendekatan user-centered design, memastikan kemudahan penggunaan untuk operator internal maupun pemangku kepentingan resmi. Beberapa fitur utama dari SIMPAN BROWNIS meliputi: - Pencarian arsip yang cepat dan akurat - Manajemen arsip digital dan riwayat peminjaman - Pengaturan lokasi rak dan baris arsip - Fitur login, autentikasi, dan manajemen hak akses Dashboard statistik dan pelaporan

FITUR

Fitur Utama SIMPAN BROWNIS

1. 📁 Manajemen Arsip Digital Memudahkan proses input, pencarian, dan pengelolaan arsip dinamis maupun statis. Pengguna cukup memasukkan kata kunci dan tahun arsip untuk menemukan dokumen dalam hitungan detik. 2. 🗂️ Manajemen Lokasi Rak dan Baris Mengatur posisi penyimpanan fisik arsip dengan fitur tambah, baca, ubah, hapus, dan filter data. Ini memastikan setiap arsip bisa dilacak secara digital maupun fisik dengan mudah. 3. 👥 Pengelolaan Akses Pengguna Memberikan kontrol akses kepada pengguna sistem berdasarkan hak dan peran masing-masing, termasuk pihak internal maupun stakeholder resmi yang diberikan otorisasi. 4. 🔐 Autentikasi Pengguna Menyediakan sistem login, logout, dan pengaturan profil untuk menjamin keamanan akses data dan menjaga kerahasiaan informasi. 5. 📊 Laporan Peminjaman dan Pengembalian Arsip Fitur otomatisasi laporan untuk mencatat aktivitas peminjaman dan pengembalian arsip. Mempermudah monitoring dan audit penggunaan arsip oleh pihak terkait.